Collabtive

Collabtive open source perangkat lunak manajemen proyek. Ini adalah berbasis PHP (yang berarti dapat dijalankan di hampir semua komputer, yang memiliki browser yang mampu memahami PHP) sistem manajemen proyek. Collabtive adalah perangkat lunak yang ditujukan khusus untuk kolaborasi/proyek. Collabtive juga memiliki kecepatan yang lebih tinggi dibandingkan dengan dua platform joomla dan EyeOS.

• Kelebihan lainnya adalah fasilitas chat built-in di dalam collabtive. Selain itu, collabtive sangat simple dan ringan. Namun fasilitas yang dimiliki collabtive tidak terlalu banyak sehingga hanya cocok bagi minimalis yang ingin merancang sistem khusus untuk kolaborasi saja, tidak seperti Joomla dan EyeOS yang selain berfungsi untuk kolaborasi juga dapat digunakan sebagai tempat upload/download arsip.

Collabtive memungkinkan Anda untuk mengelola proyek dengan menyiapkan tugas yang berbeda dan menugaskan mereka kepada pengguna yang berbeda. Kemajuan tugas-tugas ini kemudian dapat dilacak menggunakan antarmuka yang mudah dari aplikasi. Administrator dapat menambahkan beberapa user ke aplikasi dan setiap user dapat mengakses melalui antarmuka / browser-nya. Praktis tidak ada batasan untuk jumlah pengguna yang dapat bekerja secara bersamaan pada Collabtive. Meskipun tidak menyediakan fitur-fitur canggih seperti Gantt chart, ini memberikan untuk yang sangat sederhana dan efisien mekanisme untuk melacak proyek Anda.

Untuk menggunakan Collabtive, Anda harus memiliki dukungan PHP pada sistem Anda. Aku punya bahwa dengan menginstal WAMP. Proses instalasi itu sendiri sangat sederhana dan cepat. Setelah ekstraksi, Anda hanya perlu mengarahkan browser Anda ke file install.php untuk memulai installer. 

 

 

Dari fitur yang tersedia, sepertinya sudah lebih dari cukup untuk keperluan pengelolaan kegiatan.
Fitur seperti pembedaan level akses, prioritas, dan kemudahan menambahkan user yang sama dengan user joomla sebenarnya sudah lebih dari kebutuhan.
Saya sudah sedikit pemolesan dan perubahan isi, theme dan form yang ada di ProjectFork. Dashboardnya kurang informatif. Selain itu, prosentase penyelesaian kegiatan tidak bisa terseting secara otomatis, tapi harus diseting manual, serta belum adanya terjemahan dalam bahasa Indonesia.

• http://opensourcecms.com.

Bagai mendapat durian runtuh, saya mencoba semua CMS khusus untuk manajemen proyek yang tersedia fasilitas demo di situs tersebut.
Dari hasil coba-coba, akhirnya ketemu dengan COLLABTIVE yang tampilan awalnya cukup meyakinkan. Dashboardnya terlihat sangat menarik dan lebih informatif.

Setelah diinstall di localhost, kemudian bisa di explore aplikasi yang satu ini. Secara umum, aplikasi ini terasa lebih sederhana dan tidak terlalu kompleks dibandingkan dengan beberapa aplikasi yang saya coba di http://opensourcecms.com.

Langkah selanjutnya dari pelaksanaan tutorial, saya melihat beberapa hal yang perlu dilakukan perubahan.
Antara lain, definisi beberapa kata yang ada dalam aplikasi seperti

1. Project => Program
2. Task List => Kegiatan
3. Task => Sub Kegiatan

Disamping itu, form input user perlu dilakukan perubahan dengan menambahkan beberapa isian seperti nama lengkap, NPM, Alamat, dll. Ada juga beberapa field yang dihapus karena dirasa tidak relevan dan tidak diperlukan untuk keperluan administrasi aplikasi ini.

Management Proyek Perangkat Lunak

MPPL sendiri berarti Manajemen Proyek Perangkat Lunak yang sudah pasti ada hubungannya dengan pengelolaan sebuah proyek dimana kita harus mengelola, mengatur dan menganalisa dan mempelajari lebih jauh tentang sebuah proyek yang mungkin sedang kita kembangkan.

menurut saya definisi MPPL adalah sebuah proses pembelajaran dimana kita harus melakukan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama dengan menggunakan beberapa fungsi yaitu perencanaan 

( Planning ), pengorganisasian ( Organizing ), penyusunan ( Directing ), pengarahan ( Controlling ), dan pengawasan ( Reporting ) sesuai dengan sumber daya yang kita miliki.

MPPL juga digunakan untuk suatu kegiatan mengkoordinasikan segala sesuatu dengan menggunakan perpaduan sumber daya manusia, teknik, administratif, keuangan untuk mencapai tujuan yang jelas dalam periode waktu tertentu.

Tujuan adanya MPPL ini adalah untuk mempelajari penggunaan sumber daya dalam pengerjaan sesuatu agar dapat tercapai, dan juga mengatur waktu penyelesaiannya.

MPPL merupakan bagian yang penting dalam pembangunan perangkat lunak, dan juga mampu menentukan apakah proyek akan berjalan dengan baik sehingga menghasilkan produk yang baik juga. Hal ini berkaitan dengan manajemen yang mengelola serta mengkoordinasikan tim, prosesnya, dan pengukuran proyek termasuk menentukan harga dari perangkat lunak dan sebagainya.

Sebuah manajemen proyek memiliki karakteristik yaitu :

•  Mempunyai tujuan yang jelas untuk menuju suatu perubahan.
• Pada kegiatannya sebuah proyek pengerjaannya dibatasi oleh waktu, biaya, dan kualitasnya.
• Biasanya sebuah proyek tidak akan berulang-ulang dikerjakan, melainkan harus mengerjakan proyek yang baru.
•  Dalam sebuah proyek harus memilkik struktur organisasi agar dalam pengerjaannya sesuai dengan apa yang kita inginkan dan sesuai dengan struktur yang dibangun.

Untuk mengerjakan suatu proyek kita harus membentuk struktur organisasi tim yang akan memudahkan pekerjaan dan membagi pekerjaan kepada anggota tim sesuai dengan kemampuan anggota tim.

Dibentuk sebuah tim untuk melakukan pekerjaan proyek dari awal samapai akhir pengerjaan proyek tersebut, fungsi dari anggota tim ini untuk mendefinisikan produk, merancang produk, menimplementasikan, melakukan uji coba, melakukan review, dan mempersiapkan dokumen-dokumen pendukung. Sebagian anggota tim melakukan instalasi dan pemeliharaan untuk melanjutkan bila ada proyek baru yang akan dikerjakan.

Menurut pengalaman yang saya lihat biasanya bila sebuah kelompok tim yang seluruh anggotanya bekerja secara maksimal maka tim tersebut akan mendapat hasil yang maksimal juga sesuai dengan apa yang diharapkan. Proyek bisa berjalan lancar, pengerjaan proyek bisa selesai tepat waktu, dan seluruh anggota tim merasakan hasil yang cukup memuaskan.

Adapun sebaliknya bila sebagai kesatuan tim tidak bisa bekerja secara maksimal maka hasilnya pun tidak akan maksimal, sehingga proyek yang semula direncanakan akan selesai tepat waktu akan mengalami pengunduran waktu dan akan membutuhkan waktu yang lama kembali untuk menyelesaikan proyek tersebut sehingga proyek yang dikerjakan pun akan semakin tidak jelas keadaannya. Sudah pasti tentu akan terjadi ketidakpuasan pada anggota tim. Maka dari itu dalam pengerjaan suatu proyek dibutuhkan tim yang solid, itulah kegunaan dari struktur organisasi dalam pengerjaan proyek agar mendapatkan hasil pengejaan yang maksimal.

Perencanaan struktur organisasi

Untuk melakukan pelaksanaan sebuah proyek dibentuk tim yang akan melaksanakan pekerjaan proyek pada setiap tahapannya, anggota tim ini dapat juga dirotasi bila ada anggota tim yang merasakan kesulitan pada tahapan pengerjaannya.

Berikut adalah tugas-tugas yang terbagi dari penyusunan struktur organisasi :

• Project Manager mempunyai tanggung jawab dan tugas yang bermacam-macam, tidak hanya terfokus pada hal-hal yg teknis sifatnya. Bagaimana layaknya seorang project manager harus mempunyai kemampuan membuat tim proyek agar tetap solid, mampu memonitor dan mengontrol budget serta mempunyai kemampuan analisis resiko yang baik.
• System Analys bertugas untuk mengembangkan definisi sistem dan planning project.
• Designer bertugas merancang produk yang sesuai dengan project yang sedang dikerjakan.
• Programmer bertugas untuk membuat program-program yang sesuai dengan project timnya, yang nantinya program ini akan berpengaruh terhadap pengerjaan project tersebut.
• Tester atau Penguji bertugas untuk melakukan uji per unit sistem apakah program yang dijalankan sesuai dengan apa yang diharapkan.

RUANG LINGKUP PROJECT MANAJEMEN

Agar proyek tidak overlap dan dapat dimengerti oleh anggota tim

• Kualitas Produk
• Ketidakpastian
• Resiko yang mungkin ada
• Estimasi Biaya
• Penjadwalan Project
• Komunikasi Pelanggan
• Staff
• Pengawasan Project
• Ukuran dari kemampuan memori
• Jumlah pemakai

Kuliah MPPL ini selain mengajarkan bagaimana membuat strukturisasi dan mengelola sumber daya dalam membuat proyek, MPPL juga mengajarkan kita untuk melakukan kerjasama tim yang baik dan solid dengan anggota kelompok satu dengan yang lain agar tercipta suatu kebersamaan yang nantinya akan mempengaruhi proyek yang sedang dikerjakan sehingga mendapatkan hasil yang maksimal.